Mai bine pentru toți cu facturarea electronică standardizată.

Cluj IT Cluster vine în ajutorul celor care doresc să utilizeze această metodă modernă de plată și lansează inițiativa constituirii unei alianțe naționale pentru digitalizarea în cel mai scurt timp a proceselor de emitere, transmisie și prelucrare a facturilor.

23.04.2019

De joi 18 aprilie 2019 România se află în “infringement”, o stare în care țările membre ale UE intră atunci când depășesc termenele pentru transpunerea în legislația națională a directivelor comunitare. Pentru adoptarea Directivei 55/2014 privind facturarea electronică fiecare stat a avut timp de pregătire pentru a asigura un efect benefic cât mai consistent la nivel național.

În acest scurt articol urmărim să transmitem, pe înțelesul tuturor, de ce este importantă directiva, de ce este în interesul fiecăruia dintre noi să fie adoptată corespunzător și cum România poate totuși folosi imediat avantajele aduse de facturarea electronică, prin conlucrarea industriei IT la nivel național.

Directiva 55/2014 spune că eficiența în operațiunile de facturare se realizează atunci când este utilizat un standard comun acceptat la nivel european prin care factura să circule doar în format electronic și să poată fi procesată automat de către sisteme informatice. Facturile pe hârtie, chiar și cele trimise ca fișiere pdf pe email, vor fi înlocuite complet prin transmisia  între sisteme informatice a unui format standardizat de date, generând economii financiare și ducând la reducerea fraudelor. Standardul tehnic european pentru facturare electronică este disponibil din noiembrie 2017. Termenul limită din 18 aprilie 2019 vizează asigurarea faptului că toate instituțiile publice, în particular cele centrale, au posibilitatea de a primi facturi în formatele definite de standard ( tehnic, sunt formate bazate pe XML, UBL 2.1 respectiv UN/CEFACT CII așa cum sunt definite în standardul  EN 16931)

De ce este important și benefic să adoptăm standardul pe scară largă?

Cu toții primim facturi, fie ca persoane fizice, fie ca și companii sau instituții.  Le primim pe mail ca fișier pdf, uneori le primim încă pe hârtie, le sortăm, le programăm pentru plată, le plătim, iar persoanele juridice le înregistrează pentru raportarea contabilă. Toate acestea sunt inevitabile, consumă timp și implică efort. Dacă pentru o persoană cele câteva facturi pe luna nu implică un efort major, pentru o firmă costurile se adună considerabil. Chiar și într-o firmă mică operațiunile legate de procesarea facturilor cumulează în medie 20 de ore pe lună. Acest timp costă. Pentru o corporație sau o instituție mare costul crește simțitor.

Nici cei care emit facturi nu sunt foarte fericiți de costurile implicate în emiterea, transmiterea și verificarea permanentă a încasărilor, urmărirea termenelor de plată și somarea “răilor platnici”.

În era digitalizării și interoperabilității, operațiunile legate de facturi continuă să fie costisitoare și predispuse la erori cât timp între vânzător și cumpărător nu se stabilește un standard al schimbului de informații care pot fi prelucrate de către aplicațiile software disponibile fiecăruia.

Standardul european determină o simplificare esențială a lucrului cu facturile. Astfel, vânzătorul va putea transmite factura direct din aplicația lui favorită fără a o mai genera în pdf și a o încărca într-un email. Cumpărătorul va primi automat factura în aplicația sa, o va putea verifica, o va accepta și transmite spre contabilizare și raportare automată, fără a o mai salva ca fișier și fără a face vreun singur copy/paste. Cele două aplicații, ale cumpărătorului și ale vânzătorului, pot fi realizate de furnizori diferiți, fiecare dintre aceștia respectând standardul european.

Mai mult, într-o perioadă de câteva luni, directiva cunoscută sub acronimul “PSD2” (Revised Payment Service Directive) va permite ca din aceleași aplicații cu care emitem sau procesăm facturi să ne putem verifica și încasările sau să realizăm plăți.

Va fi mai simplu, mai ușor, mai sigur și mult mai ieftin. Totul datorită adopției unui standard.

Pentru sectorul instituțional beneficiile vor fi uriașe. Directiva 55/2014 vizează în mod expres reducerea riscurilor și erorilor din achizițiile publice, permițând verificarea mult mai ușoară a facturilor în comparație cu ce s-a contractat, comandat sau livrat, o verificare care acum este foarte costisitoare și implică mult efort birocratic pentru a reduce riscul erorilor sau fraudelor. Introducerea standardului va permite verificarea automată a facturilor. Se așteaptă că implementarea directivei să încurajeze semnificativ relațiile comerciale între entități din state diferite ale Uniunii prin simplificarea și ușurarea transmiterii de informații între ele.

O altă miză importantă este reducerea fraudei în materie de TVA. Anual se estimează că 150 miliarde de Euro se pierd la nivelul UE prin diferite “inginerii financiare”, precum ar fi mecanisme de fraudare precum cele de tip carusel. Directiva și standardul permit implementarea la nivel central a sistemelor de raportare în timp real a TVA-ului care să identifice repede eventualele probleme. Astfel de sisteme deja sunt funcționale în Europa, inclusiv în state vecine cu noi, precum Ungaria.

Din aceste motive considerăm util și oportun ca directiva 55/2014 să fie transpusă cât mai repede și în România, iar standardul EN 16931 să fie adoptat și să fie încorporat în sistemele informatice ale instituțiilor și mediului privat.

Deși din 18 aprilie a.c. statul român se află în întârziere față de obligația legală europeană, este posibil, prin conlucrarea industriei software din România, incluzând asociațiile de profil și furnizorii de soluții informatice prin care se emit sau procesează facturi, să se ofere o soluție funcțională de care să putem beneficia cu toții.

Cluj IT Cluster face pe această cale un apel către toți furnizorii de soluții pentru crearea de facturi, aplicații de contabilitate, sisteme ERP, de a constitui o alianță națională prin care să susținem împreună digitalizarea în cel mai scurt timp a proceselor de emitere, transmisie și prelucrare a facturilor. Susținem de asemenea că o abordare la nivel național trebuie să permită fără îngrădiri oricărui furnizor de soluții să încorporeze în aplicațiile deja existente posibilitatea de a transmite sau procesa facturi bazate pe standardul EN 16931.

În acest moment România este obligată să asigure posibilitatea instituțiilor de a primi și procesa facturi în formatul standard, dar nu o poate face în condițiile întârzierii implementării la nivel central. Dorim să rezolvăm cu prioritate această problemă pentru a permite tuturor instituțiilor publice să reintre în legalitatea europeană.

De aceea Cluj IT Cluster pune la dispoziția tuturor instituțiilor din România, în mod gratuit, un sistem informatic prin care acestea să poată primi facturi în formatele specificate de standard (UBL 2.1 și UN/CEFACT CII). Activarea se poate face la cerere.

În același timp Cluj IT Cluster pune la dispoziția tuturor furnizorilor de soluții o interfață de tip API prin care facturile pot fi trimise atât instituțiilor cât și companiilor. Prin interfață se vor putea de asemenea prelua facturile primite, pentru a fi apoi procesate în orice aplicație.

Sistemul pe care îl punem la dispoziție acum va putea fi dezvoltat în continuare prin efortul comun al industriei sau înlocuit de un sistem național dezvoltat pe baza unei strategii și a unei arhitecturi care ar fi elaborată în viitor de către instituțiile centrale de resort.

Fie că sunteți instituție publică, fie că sunteți furnizor de soluție, fie că sunteți jurnalist și doriți detalii privind directiva 55/2014, standardul EN 16931, aplicația și avantajele implementării, vă încurajăm să ne contactați, la contact@clujit.ro și să stăm de vorba, să contribuim împreună la o Românie viitoare, digitală și eficientă.

Cluj IT Cluster este o asociaţie de tip cluster inovativ înfiinţată în octombrie 2012, care numără în prezent peste 75 de membri: peste 55 de companii IT cu mii de angajaţi şi o cifră de afaceri cumulată de peste 100 de milioane de euro, universităţi şi institute de cercetare şi organizaţii catalizator. Iniţiativă a mediului de afaceri, clusterul urmăreşte creşterea competitivităţii sectorului IT şi a vizibilităţii industriei de IT româneşti, precum şi poziţionarea Clujului ca un hub digital regional inovator cu impact regional și internațional.

Mai multe informaţii despre Cluj IT Cluster: www.clujit.ro

Businessman is using tablet pc and selecting E-invoicing icon.

/