Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014 – 2020
Competactiv+ , ID MYSMIS 127968, contract POCU/ 464/3/12/127968
Achizitorul: Asociația Cluj IT
Adresa: Jud. Cluj, Localitatea Cluj-Napoca, Str. Memorandumului, nr. 28,
Email: futureskills@clujit.ro
CIF RO30866506,
achiziționează în cadrul proiectului
Servicii de organizare a 1 (unui) eveniment prin intermediul tehnologiilor de comunicare online sau hibrid (online si in-situ) / 79952000-2 – Servicii pentru evenimente, în următorii termeni:
Condiţii generale:
- Evenimentul se va organiza prin intermediul tehnologiilor de comunicare online sau hibrid (online și offline/in-situ – doar în cazul în care condițiile vor permite acest lucru)*
- Durata evenimentului este de 3 zile cu participarea a minim 100 de reprezentanți ai unor firme relevante (IMM-uri din sectoare cu potențial competitiv din Regiunea Nord-Vest).
Condiţii specifice:
1. Platformă tehnologică specializată pentru evenimente cu următoarele specificații tehnice minimale:
- capacitate de susținere concomitentă a minim 250 de participanți + speakeri + moderatori + echipa de organizare (minim 5 persoane cu rol de organizator/admin platformă)
- să aibă integrată o secțiune special dedicată consultării agendei conferinței și sesiunilor ce se află în curs de desfășurare
- zonă de recepție
- o secțiune dedicată live stream-ului
- posibilitatea de susținere în concomitent a mai multor sesiuni/ paneluri
- posibilitatea de realizarea a screenshare-urilor
- posibilitatea de comunicare atât în grup cât și individual
- o secțiune dedicată interacțiunilor de tipul 1 la 1
- secțiune dedicată promovării organizatorilor, partenerilor conferinței
- posibilitatea personalizării interfeței cu elementele de identitate vizuală specifice proiectului și conferinței
- posibilitatea de a oferi mai multe roluri în pagină: mai multe persoane cu rol de administrator/ organizator în vederea gestionării într-un mod cât mai optim și eficient a activităților propuse
- interfață ușor de folosit (prietenoasa)
- posibilitatea de a extrage rapoarte la finalul evenimentului
- posibilitatea de înscriere direct în platformă
- posibilitatea de oferire a unui welcome kit virtual pentru fiecare participant
2. Promovare constând in:
- campania de promovare va viza atragerea unui număr cât mai mare de persoane participante, cu focus pe angajații aflați pe poziții operaționale ce activează în IMM-urile din Regiunea NV
- campania se va derula la nivel national, insa cu focalizare pe Regiunea NV
- redactarea și transmiterea de comunicate de presa: înainte de începerea evenimentului, în timpul evenimentului și după finalizarea acestuia
- indicator de performanță (KPI): minim 3 comunicate de presă
- apariția unor bannere informative în presă cu precădere în publicațiile online de specialitate pentru domeniul IT și / sau digitalizare sectoare industriale atât la nivel național cât și la nivel regional/ local
- indicator de performanță (KPI): minim 5 apariții în publicații (3 la nivel național și 2 la nivel local)
- realizarea de parteneriate media cu diferiți actori relevanți în domeniu și menținerea relației cu aceştia (publicații online, ziare, televiziuni, reviste)
- indicator de performanță (KPI): minim 6 parteneriate
- redactarea si transmiterea a minim 2 newslettere catre comunitatea potential interesata de eveniment
- facilitarea unor interviuri in publicații / media naționale si locale
- indicator de performanță (KPI): minim 3 interviuri (2 naționale si 1 local)
3. Digital Marketing:
- Gestionarea AdWords și Facebook Ads înainte, în timpul și după finalizare evenimentului
- indicator de performanță (KPI): minim 100 000 Reach total; CTR minim 1,4%; Rata click Facebook Ads medie – minim 0.9%
- Elaborarea materialelor grafice pentru reactualizarea informațiilor de pe site-ul evenimentului urmărind identitatea vizuală a conferinței
- Realizarea broșurii evenimentului ce va fi publicată pe site-ul evenimentului. Informațiile prezentate vor cuprinde date despre conferință, context, organizatori, agendă, parteneri etc.
- Realizarea materialelor grafice și vizuale statice pentru promovarea informațiilor despre conferință în baza informațiilor primite de la organizatori
- Realizarea materialelor video pentru promovarea informațiilor despre conferință în baza informațiilor primite de la organizatori
- Adaptarea conținutului primit de la organizatori pentru integrarea optimă a informațiilor în materiale grafice și informaționale conceptualizate
4. Servicii moderare / asigurare conținut:
- servicii ale moderatorilor și vorbitorilor invitați ce vor susține prezentări în cadrul conferinței; moderatorii și speakerii participanți vor putea fi atât de la nivel național cât și internațional, în funcție de specificul fiecărei sesiuni
- indicator de performanță (KPI): minim 9 moderatori / vorbitori
5. Instrumente dedicate studio de transmisie on-line: aparatura necesară pentru video și sunet și live streaming pe platformă, microfoane, bandă de internet specială care poate permite transmiterea live în condiții optime; mobilier personalizat, elemente de fundal si imagine (cadru virtual) personalizate.
6. Servicii mentenanță website:
- actualizarea conținutului materialelor publicate pe site-ul evenimentului în perioadele de pre-implementare, implementare și post-implementare eveniment
- administrarea și mentenanța paginii web: înainte de eveniment, în timpul evenimentului și după finalizarea acestuia pentru o perioada de minim 10 zile (ca parte integrată a procesului de follow-up)
- integrarea procesului de înscriere al platformei tehnologice specializate în conferințe online pe pagina web a evenimentului
7. Logistică și servicii pentru activități organizate in situ*:
- Servicii foto-video care să reflecte activitățile organizate in situ
- Servicii catering pentru networking care cuprinde: coffee breaks pentru max. 50 (1 welcome coffee + 1 coffee break / sesiune, maxim 2 sesiuni cu cate 25 de participanti fiecare)
- Produse și servicii de dezinfectare a spațiilor în care se desfășoară activitățile constand materiale consumabile igienizante: produse igienizante pentru asigurarea măsurilor de protecție și siguranță în cadrul spațiului de desfășurare al sesiunilor in-situ: măști, mănuși de unică folosință și gel dezinfectant pentru fiecare persoană participantă
Observație*
În cazul în care restricțiile impuse si/sau recomandările autorităților naționale, determinate de actualul context al pandemie cu COVID-19, nu vor permite realizarea unor sesiuni in-situ, bugetul propus pentru punctul 7 din Condiţii specifice, va putea fi utilizat, la cererea beneficiarului, pentru alte servicii precum: digital marketing conform specificațiilor de la punctul 3.
Perioada în care se va organiza evenimentul: 19-21 mai 2021.
Procedura de achiziție: achiziție directă
Modalitatea de furnizare a serviciilor: pe bază de contract
Limba de redactare a ofertei: limba română
Perioada de valabilitate a ofertei: 60 de zile de la termenul de depunere
Criteriu de atribuire: prețul cel mai scăzut
Valoarea estimată totală fără TVA: 71.884,02 lei
Plata: se va efectua prin virament bancar in termen de maxim 30 zile de la data PV de recepție a serviciilor aferente, in baza facturii emise.
Termen limită de depunere a ofertei: 10 februarie 2021
Depunerea ofertelor se face prin email la adresa futureskills@clujit.ro
Informații suplimentare se pot obține prin email la adresa futureskills@clujit.ro
