Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capital Uman 2014 – 2020

Competactiv+ , ID MYSMIS 127968, contract  POCU/ 464/3/12/127968

Achizitorul: Asociația Cluj IT

Adresa: Jud. ClujLocalitatea Cluj-NapocaStr. Memorandumului nr. 28,

Email: futureskills@clujit.ro

CIF RO30866506,

achiziționează în cadrul proiectului

Servicii de organizare a 1 (unui) eveniment prin intermediul tehnologiilor de comunicare online sau hibrid (online si in-situ) / 79952000-2 – Servicii pentru evenimente, în următorii termeni:

Condiţii generale:

  • Evenimentul se va organiza prin intermediul tehnologiilor de comunicare online sau hibrid (online și offline/in-situ – doar în cazul în care condițiile vor permite acest lucru)*
  • Durata evenimentului este de 3 zile cu participarea a minim 100 de reprezentanți ai unor firme relevante (IMM-uri din sectoare cu potențial competitiv din Regiunea Nord-Vest).

Condiţii specifice:

1. Platformă tehnologică specializată pentru evenimente cu următoarele specificații tehnice minimale:

  • capacitate de susținere concomitentă a minim 250 de participanți + speakeri + moderatori + echipa de organizare    (minim 5 persoane cu rol de organizator/admin platformă)
  • să aibă integrată o secțiune special dedicată consultării agendei conferinței și sesiunilor ce se află în curs de desfășurare
  • zonă de recepție
  • o secțiune dedicată live stream-ului
  • posibilitatea de susținere în concomitent a mai multor sesiuni/ paneluri
  • posibilitatea de realizarea a screenshare-urilor
  • posibilitatea de comunicare atât în grup cât și individual
  • o secțiune dedicată interacțiunilor de tipul 1 la 1
  • secțiune dedicată promovării organizatorilor, partenerilor conferinței
  • posibilitatea personalizării interfeței cu elementele de identitate vizuală specifice proiectului și conferinței
  • posibilitatea de a oferi mai multe roluri în pagină: mai multe persoane cu rol de administrator/ organizator în vederea gestionării într-un mod cât mai optim și eficient a activităților propuse
  • interfață ușor de folosit (prietenoasa)
  • posibilitatea de a extrage rapoarte la finalul evenimentului
  • posibilitatea de înscriere direct în platformă
  • posibilitatea de oferire a unui welcome kit virtual pentru fiecare participant

2. Promovare constând in:

  • campania de promovare va viza atragerea unui număr cât mai mare de persoane participante, cu focus pe angajații aflați pe poziții operaționale ce activează în IMM-urile din Regiunea NV
  • campania se va derula la nivel national, insa cu focalizare pe Regiunea NV
  • redactarea și transmiterea de comunicate de presa: înainte de începerea evenimentului, în timpul evenimentului și după finalizarea acestuia
    • indicator de performanță (KPI): minim 3 comunicate de presă
  • apariția unor bannere informative în presă cu precădere în publicațiile online de specialitate pentru domeniul IT și / sau digitalizare sectoare industriale atât la nivel național cât și la nivel regional/ local
    • indicator de performanță (KPI): minim 5 apariții în publicații (3 la nivel național și 2 la nivel local)
  • realizarea de parteneriate media cu diferiți actori relevanți în domeniu și menținerea relației cu aceştia (publicații online, ziare, televiziuni, reviste)
    • indicator de performanță (KPI): minim 6 parteneriate
  • redactarea si transmiterea a minim 2 newslettere catre comunitatea potential interesata de eveniment
  • facilitarea unor interviuri in publicații / media naționale si locale
    • indicator de performanță (KPI): minim 3 interviuri (2 naționale si 1 local)

3. Digital Marketing:

  • Gestionarea AdWords și Facebook Ads înainte, în timpul și după finalizare evenimentului
    • indicator de performanță (KPI): minim 100 000 Reach total; CTR minim 1,4%; Rata click Facebook Ads medie – minim 0.9%
  • Elaborarea materialelor grafice pentru reactualizarea informațiilor de pe site-ul evenimentului urmărind identitatea vizuală a conferinței
  • Realizarea broșurii evenimentului ce va fi publicată pe site-ul evenimentului. Informațiile prezentate vor cuprinde date despre conferință, context, organizatori, agendă, parteneri etc.
  • Realizarea materialelor grafice și vizuale statice pentru promovarea informațiilor despre conferință în baza informațiilor primite de la organizatori
  • Realizarea materialelor video pentru promovarea informațiilor despre conferință în baza informațiilor primite de la organizatori
  • Adaptarea conținutului primit de la organizatori pentru integrarea optimă a informațiilor în materiale grafice și informaționale conceptualizate

4. Servicii moderare / asigurare conținut:

  • servicii ale moderatorilor și vorbitorilor invitați ce vor susține prezentări în cadrul conferinței; moderatorii și speakerii participanți vor putea fi atât de la nivel național cât și internațional, în funcție de specificul fiecărei sesiuni
    • indicator de performanță (KPI): minim 9 moderatori / vorbitori

5. Instrumente dedicate studio de transmisie on-line: aparatura necesară pentru video și sunet și live streaming pe platformă, microfoane, bandă de internet specială care poate permite transmiterea live în condiții optime; mobilier personalizat, elemente de fundal si imagine (cadru virtual) personalizate.

6. Servicii mentenanță website:

  • actualizarea conținutului materialelor publicate pe site-ul evenimentului în perioadele de pre-implementare, implementare și post-implementare eveniment
  • administrarea și mentenanța paginii web: înainte de eveniment, în timpul evenimentului și după finalizarea acestuia pentru o perioada de minim 10 zile (ca parte integrată a procesului de follow-up)
  • integrarea procesului de înscriere al platformei tehnologice specializate în conferințe online pe pagina web a evenimentului

7. Logistică și servicii pentru activități organizate in situ*:

  • Servicii foto-video care să reflecte activitățile organizate in situ
  • Servicii catering pentru networking care cuprinde: coffee breaks pentru max. 50 (1 welcome coffee + 1 coffee break / sesiune, maxim 2 sesiuni cu cate 25 de participanti fiecare)
  • Produse și servicii de dezinfectare a spațiilor în care se desfășoară activitățile constand materiale consumabile igienizante: produse igienizante pentru asigurarea măsurilor de protecție și siguranță în cadrul spațiului de desfășurare al sesiunilor in-situ: măști, mănuși de unică folosință și gel dezinfectant pentru fiecare persoană participantă

Observație*

În cazul în care restricțiile impuse si/sau recomandările autorităților naționale, determinate de actualul context al pandemie cu COVID-19,  nu vor permite realizarea unor sesiuni in-situ, bugetul propus pentru punctul 7 din Condiţii specifice, va putea fi utilizat, la cererea beneficiarului, pentru alte servicii precum: digital marketing conform specificațiilor de la punctul 3.

Perioada în care se va organiza evenimentul: 19-21 mai 2021.

Procedura de achiziție: achiziție directă

Modalitatea de furnizare a serviciilor: pe bază de contract

Limba de redactare a ofertei: limba română

Perioada de valabilitate a ofertei: 60 de zile de la termenul de depunere

Criteriu de atribuire: prețul cel mai scăzut

Valoarea estimată totală fără TVA: 71.884,02 lei

Plata: se va efectua prin virament bancar in termen de maxim 30 zile de la data PV de recepție a serviciilor aferente, in baza facturii emise.

Termen limită de depunere a ofertei: 10 februarie 2021

Depunerea ofertelor se face prin email la adresa futureskills@clujit.ro

Informații suplimentare se pot obține prin email la adresa futureskills@clujit.ro